Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych Gmina Kościan

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:

Administrator danych osobowych

Kontakt

do Inspektora Ochrony Danych

Gmina Kościan

Adres siedziby: ul. Młyńska 15, 64 – 000 Kościan

Tel.: (65) 512 10 01

E-mail: sekretariat@gminakoscian.pl

iod@comp-net.pl

Cel przetwarzania danych osobowych

Podstawa prawna przetwarzania

Pobieranie podatków i opłat – podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportu, w tym w szczególności:

  • ustalenie wysokość podatków oraz opłat;
  • prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów w tym ewidencję podatkową oraz ewidencję księgową;
  • prowadzenie czynności sprawdzających oraz postępowania podatkowe;
  • w razie zaistnienia konieczności – kontrola podatkowa i dochodzenie należności;
  • rozliczanie wniesionych opłat;
  • wystawianie zaświadczeń na wniosek płatnika;
  • działania informacyjne

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO1 Art. 9 ust. 2 lit. b RODO2

Rozpatrzenie wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w celu ustalenia limitu oraz dokonania zwrotu podatku akcyzowego, a także celach sprawozdawczych z nim

związanych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zadań związanych z ustalaniem i określaniem wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a także poborem, windykacją i egzekucją

opłaty

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ustalenie warunków zabudowy

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Rejestracja działalności gospodarczej – przyjęcie wniosku i przesłanie do CEiDG

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Zajęcie pasa drogowego – wydanie opinii w sprawie lokalizacji inwestycji

w pasie drogowym

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ochrona środowiska i przyrody:

wydawanie decyzji ws. wycinki drzew, usuwania azbestu, , wnioski o dotacje do przydomowych oczyszczalni ścieków i na poprawę jakości powietrza, wydawanie decyzji środowiskowych, monitorowanie zanieczyszczeń, prognozy strategiczne oceny

oddziaływania na środowisko.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Gospodarka wodna:

wydawanie opinii ws. studni głębinowych, pozwolenia wodno-prawne, decyzje w sprawie zmiany stosunków wodnych na gruncie.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Gospodarka nieruchomościami:

sprzedaż, najem, dzierżawa, zarząd, użyczenie i użytkowanie nieruchomości, nabycie nieruchomości, trwały zarząd, użytkowanie wieczyste.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Oświata:

  • obsługa Systemu Informacji Oświatowej;
  • realizacja dowozu dzieci do szkół w tym do placówek specjalnych;
  • kontrola spełnienia obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat;
  • obsługa wniosków o przyznanie stypendium;
  • naliczanie kosztów wychowania przedszkolnego za dzieci z po za terenu Gminy;
  • rozliczanie kosztów wychowania przedszkolnego dzieci po za terenem Gminy;
  • realizacja zadań związanych z awansami nauczycieli;
  • realizacja konkursów na stanowisko Dyrektora oraz prowadzenie spraw kadrowych, ewidencja czasu pracy, ocena pracy pedagogicznej Dyrektorów Szkół;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

1 Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze

2 Art. 9 ust. 2 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej

  • realizacja świadczeń dla nauczycieli wynikających z karty nauczyciela;
  • sporządzanie planów finansowych placówek oświatowych;
  • prowadzenie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli;
  • dofinansowanie kształcenia młodocianych pracowników;

Realizacja zadań przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Kwalifikacja wojskowa. Realizacja zadań z zakresu świadczeń osobistych na rzecz

obrony kraju.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do

Urzędu

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przyjęcie zawiadomienia o zamiarze zorganizowania zgromadzenia

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zamówień publicznych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO3

Wydawanie i ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Obsługa wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ewidencja ludności – w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta w celu realizacji zadań związanych z:

  • nadaniem lub zmianą numeru PESEL,
  • zmianą stanu cywilnego, imienia lub nazwiska, zgonem,
  • zmianą obywatelstwa,
  • wydaniem nowego dowodu osobistego lub paszportu,
  • zmianą dokumentu podróży cudzoziemca,
  • obowiązkiem meldunkowy,
  • usunięciem niezgodności w danych,
  • wydaniem zaświadczenia,

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Dowody osobiste – w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta w celu realizacji zadań związanych z wydaniem dowodu osobistego, unieważnieniem w związku ze zgłoszeniem utraty, uszkodzenia, zmiany danych w nim zawartych, upływu terminu ważności, utraty obywatelstwa oraz wydania zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Akty stanu cywilnego – w zakresie dokumentacji i zbiorów prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego w celu realizacji zadań związanych z:

  • sporządzeniem aktów urodzenia dziecka, małżeństwa, zgonu,
  • zmiana imion i nazwisk
  • wydania zaświadczenia o stanie cywilnym,
  • wydania odpisu aktu stanu cywilnego,
  • sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego,

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Obsługa posiedzeń Rady Gminy

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie

danych do celów kontaktowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Nagrywanie posiedzeń Rady Gminy

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zadań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych i ich publikacją

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Zatrudnienie pracowników, wypłacanie wynagrodzenia, zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków rodziny, wypłacanie świadczeń socjalnych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Rekrutacja na wolne stanowiska pracy

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Realizacja procesu rekrutacji oraz odbywania stażu w Urzędzie oraz praktyki

zawodowe

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Udostępnianie informacji publicznej i o środowisku

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

3 Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

Odbiorcy danych osobowych

W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, w szczególności jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

  1. podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
  2. strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa;
  3. banki – w celu obsługi dokonywanych transakcji;
  4. podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
  5. podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego – w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych;
  6. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

  1. Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
  2. Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
  3. Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań – prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.
  4. Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody – będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.
  5. Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Prawa osób, których dane dotyczą

  1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
  3. prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
  5. prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);
  6. prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa);

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

  1. wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  2. wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;
  3. dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;

Niepodanie danych osobowych w będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane, w szczególnych przypadkach ich nie podanie nie wpływa na tok oraz wynik prowadzonego postępowania, w szczególności w procedurach podatkowych i naliczaniu opłat lokalnych.